91ËżąĎĘÓƵ

Travel guidelines, social gatherings and safety / Voyages, rassemblements et mesures sanitaires

This message is sent on behalf of Chris Buddle, Associate Provost (Teaching and Academic Programs), and Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning), on behalf of the Recovery and Operations Resumption Committee (ROR).

La version française suivra lorsque disponible dans un courriel séparé.

Dear members of the 91ËżąĎĘÓƵ community,

We are writing to provide important updates on safety, the federal government’s new travel advisory and social gatherings.

Safety in the context of rising cases

We understand that rising cases in Quebec and the Omicron variant are provoking anxiety. The news of course concerns us too, as we work to keep people safe while continuing our core academic activities, including final exams and teaching and research activities. In Quebec, the government continues to prioritize education as an essential activity during the pandemic, and other universities in the province are currently continuing with in-person activities until the holiday break.

We are monitoring the situation very closely, and we will act immediately if there is a need to amend our safety protocols as the epidemiological situation changes.

We are in constant contact with 91ËżąĎĘÓƵ’s Case Management Group. The case managers confirmed that they have the capacity to handle the contact tracing quickly. They immediately flag any potential instances of on-campus transmission of COVID-19 to us so that we can alert the 91ËżąĎĘÓƵ community and take any necessary actions. We want to thank the members of the CMG for their incredible dedication and relentless work to keep us all safe.

As we have communicated in previous emails, 91ËżąĎĘÓƵ has had two clusters of linked cases (outbreaks) in the past 10 days. The Case Management Group’s investigation concluded that shared social activities (off-campus) and/or athletic team practices where people were exercising unmasked were the drivers behind these cases. However, we have seen no evidence of transmission at 91ËżąĎĘÓƵ in classrooms or exam rooms where people are masked.

Masking is more important than ever. On December 13, 91ËżąĎĘÓƵ introduced stricter mask guidelines. If you have not read them, please do so now.

Please remember that you should NOT come to campus if you have symptoms of COVID-19.

Staff working at the rapid-testing site on the downtown campus report that people with COVID-19 symptoms are coming to get tested.

  • If you have symptoms, please go to a testing facility in the public health system to get tested, and self-isolate until you get results.
  • Accommodations are available for staff and students who need them due to COVID symptoms or a positive test. Students can find the academic considerations form in the personal menu of Minerva.
  • Please complete the self-evaluation form before coming to campus. It will provide guidance to tell you when you should not come to campus and any necessary steps to take.

Federal advisory against non-essential travel

The federal government announced yesterday that they are putting in place a temporary advisory to avoid non-essential travel. The advisory will be in place for four weeks and then re-assessed.

We wanted to outline the impact on University-sponsored international travel for the Winter 2022 term.

  • Student Exchanges, Independent Study Away and International Internships: After assessing the potential risks to our students of cancelling University-sponsored travel at this late date -- including some not having viable accommodation alternatives for the Winter Semester -- we have decided not to cancel at this time. Students are allowed to proceed, but are urged to fully evaluate the potential safety, financial and academic risks involved. These could include being stranded in another country, quarantine expenses, etc. More information will be communicated to participating students in the coming days concerning cancellation options.
  • International Field Semesters: The departments in charge will make decisions on whether or not to go ahead with the programs.
  • International field courses: Instructors in charge of these courses must create a safety plan, in line with 91ËżąĎĘÓƵ’s current guidelines for travel during the ongoing COVID-19 pandemic. The plan must be sent to safetyabroad [at] mcgill.ca for central approval.
  • International field research: Approval mechanisms in place will continue to be followed for international field research.
  • Necessary business (non-academic) travel: The head of the unit (at the executive/AVP/Dean level) must approve that the travel is necessary.
  • International conferences, workshops and professional development activities (including academic conferences and workshops) for students, academic staff and administrative and support staff: These are suspended and will be re-evaluated in four weeks when the Government of Canada re-evaluates its travel advisory. If you have such an activity planned in the next 4 weeks, it should be cancelled.

Note that safety guidelines in place before the pandemic still apply, including suspension of student travel to any location that is under a travel advisory, not related to COVID, to avoid non-essential travel.

If you are planning personal travel over the holiday break, we urge you to consider that the situation is fluid and that you may face challenges coming back to Canada.

Social activities

All 91ËżąĎĘÓƵ-related in-person social activities such as holiday gatherings, are cancelled effective immediately. We would have liked a taste of normality and to celebrate together, but the virus is not cooperating. Chrystia Freeland, the Deputy Prime Minister of Canada, said yesterday, “We are all tired of COVID” – a sentiment that certainly resonated with us. So, we ask you to pull together yet again as we face the latest hurdle.

Winter 2022 Term

We will provide an update on the Winter term before the holiday break. Please watch your email and the Coronavirus website for more information.

Stay strong and stay safe.

Chris Buddle
Associate Provost (Teaching and Academic Programs)

Fabrice Labeau
Deputy Provost (Student Life and Learning)

Ěý


Le prĂ©sent message est envoyĂ© au nom de ChrisĚýBuddle, vice-principal exĂ©cutif adjoint (Enseignement et programmes d’études) et de FabriceĚýLabeau, premier vice-principal exĂ©cutif adjoint (Études et vie Ă©tudiante), au nom du ComitĂ© de la reprise des activitĂ©s et du retour (RAR).ĚýĚý

Chers membres de la communautĂ© mcgilloise,Ěý

Voici quelques renseignements importants sur les mesures sanitaires, le nouvel avertissement du gouvernement fĂ©dĂ©ral au sujet des voyages et les rassemblements.ĚýĚý

Augmentation des casĚý: la prudence est de miseĚý

L’augmentation des cas au QuĂ©bec et l’arrivĂ©e du variant Omicron provoquent de l’inquiĂ©tude dans la population. Évidemment, la situation est compliquĂ©e pour nous aussi puisque nous nous efforçons de protĂ©ger les gens tout en poursuivant nos principales activitĂ©s universitaires, notamment les examens de fin de session et les activitĂ©s d’enseignement et de recherche. Le gouvernement du QuĂ©bec considère encore l’éducation comme une activitĂ© essentielle en temps de pandĂ©mie, et d’autres universitĂ©s de la province ont dĂ©cidĂ© de maintenir des activitĂ©s en prĂ©sentiel d’ici la pĂ©riode des fĂŞtes.ĚýĚý

Nous surveillons Ă©troitement la situation et sommes prĂŞts Ă  modifier promptement nos protocoles de sĂ©curitĂ© en fonction du contexte Ă©pidĂ©miologique.ĚýĚý

Par ailleurs, nous maintenons une communication constante avec le Groupe de gestion des cas de 91ËżąĎĘÓƵ, qui affirme ĂŞtre en mesure d’effectuer une recherche des contacts rapidement. Le Groupe nous signale immĂ©diatement tout cas potentiel de transmission de COVID-19 sur les campus afin que nous puissions prĂ©venir la communautĂ© mcgilloise et prendre les mesures nĂ©cessaires. Merci aux membres du Groupe de gestion des cas pour leur grand dĂ©vouement et leur travail acharnĂ©.ĚýĚý

Comme vous le savez, 91ËżąĎĘÓƵ a connu deux Ă©closions au cours des 10Ěýderniers jours. L’enquĂŞte du Groupe de gestion des cas a rĂ©vĂ©lĂ© que ces Ă©closions trouvaient leur source dans des activitĂ©s sociales hors campus et des entraĂ®nements pendant lesquels des membres d’équipes sportives ne portaient pas de masque. Toutefois,Ěýdans les classes ou les salles d’examen de l’UniversitĂ©, oĂą tout le monde porte un masque, aucune transmission n’a Ă©tĂ© signalĂ©e.Ěý

Le port du masque est plus important que jamais. LeĚý14 dĂ©cembre, l’UniversitĂ© a instaurĂ© desĚýconsignes plus rigoureuses concernant le port du masque. Veuillez en prendre connaissance, si ce n’est pas dĂ©jĂ  fait.ĚýĚý

N’oubliez pas que vous NE DEVEZ PAS vous prĂ©senter sur le campus si vous avez des symptĂ´mes de COVID-19.ĚýĚý

Le personnel duĚýcentre de dĂ©pistage rapide sur le campus du centre-villeĚýnous indique que des personnes viennent passer un test de dĂ©pistage mĂŞme si elles ont des symptĂ´mes de COVID-19.ĚýĚý

  • Si vous avez des symptĂ´mes, rendez-vous dans unĚýcentre de dĂ©pistage du rĂ©seau public de soins de santĂ©Ěýet isolez-vous dans l’attente des rĂ©sultats.ĚýĚý
  • Les membres du personnel et les Ă©tudiants qui prĂ©sentent des symptĂ´mes de la COVID-19 ou qui obtiennent un rĂ©sultat positif peuvent demander des accommodements. Les Ă©tudiants trouveront le formulaire de demande d’accommodements dans le menuĚýRenseignements personnelsĚýde Minerva.ĚýĚý
  • Veuillez remplir leĚýformulaire d’autoĂ©valuation avant de vous prĂ©senter sur le campus. Ainsi, vous saurez si vous devez Ă©viter de vous rendre sur le campus et obtiendrez des consignes s’il y a lieu.ĚýĚý

Avertissement du gouvernement fĂ©dĂ©ral concernant les voyages non essentielsĚý

Hier, le gouvernement fĂ©dĂ©ral a Ă©mis un avertissement temporaire pour appeler la population Ă  Ă©viter tout voyage non essentiel. L’avertissement sera en vigueur pendant quatreĚýsemaines, puis sera rĂ©Ă©valuĂ©.ĚýĚý

Voici les rĂ©percussions de cet avertissement sur les dĂ©placements Ă  l’étranger pour le compte de l’UniversitĂ© pendant la session d’hiverĚý2022.ĚýĚý

  • Échanges Ă©tudiants, Ă©tudes indĂ©pendantes Ă  l’étranger et stages Ă  l’étrangerĚý:ĚýAprès avoir Ă©valuĂ© les rĂ©percussions que pourrait avoir une annulation si tardive de ce type de voyageĚý– en tenant compte notamment du fait que certains Ă©tudiants pourraient ne pas avoir de solution de rechange pour la session d’hiverĚý– nous avons dĂ©cidĂ© de ne pas annuler ces dĂ©placements pour l’instant.ĚýNous autorisons les Ă©tudiants Ă  maintenir leurs projets, mais leur recommandons de bien Ă©valuer les risques pour leur sĂ©curitĂ©, leurs finances et leurs Ă©tudes, ce qui comprend le risque d’être retenu Ă  l’étranger et les dĂ©penses occasionnĂ©es par une quarantaine. Au cours des prochains jours, les Ă©tudiants visĂ©s recevront d’autres renseignements au sujet des options d’annulation.ĚýĚýĚý
  • Sessions d’études sur le terrain Ă  l’étrangerĚý:ĚýLa dĂ©cision de maintenir ou non ces programmes revient aux dĂ©partements visĂ©s.Ěý
  • Cours des programmes d’études sur le terrain Ă  l’étrangerĚý:ĚýLe personnel enseignant responsable de ces cours doit Ă©laborer un plan de sĂ©curitĂ©, conformĂ©ment auxĚýdirectives de 91ËżąĎĘÓƵ concernant les voyages pendant la pandĂ©mie de COVID-19. Le plan doit ĂŞtre envoyĂ© Ă  safetyabroad [at] mcgill.ca pour approbation.ĚýĚý
  • Recherche sur le terrain Ă  l’étrangerĚý:ĚýLes mĂ©canismes d’approbation existants sont toujours en vigueur pour la recherche sur le terrain Ă  l’étranger.Ěý
  • Voyages d’affaires nĂ©cessaires (hors activitĂ©s universitaires)Ěý:ĚýLa direction de l’unitĂ© (niveau haute direction, vice-principal adjoint ou doyen) doit attester que les dĂ©placements sont nĂ©cessaires.ĚýĚý
  • Congrès, ateliers et activitĂ©s de perfectionnement professionnel (y compris les confĂ©rences et ateliers universitaires) Ă  l’étranger pour les Ă©tudiants, le personnel enseignant et le personnel administratif et de soutienĚý:ĚýCes dĂ©placements sont suspendus et seront rĂ©Ă©valuĂ©s dans quatreĚýsemaines, lorsque le gouvernement du Canada rĂ©Ă©valuera son avertissement Ă  l’intention des voyageurs. Les activitĂ©s prĂ©vues pour les quatreĚýprochaines semaines doivent ĂŞtre annulĂ©es.Ěý

Veuillez noter que les directives de sĂ©curitĂ© qui Ă©taient en place avant la pandĂ©mie sont toujours en vigueur. Pensons notamment Ă  la suspension des dĂ©placements d’étudiants vers des endroits oĂą les voyages non essentiels sont dĂ©conseillĂ©s pour des raisons autres que la COVID-19.Ěý

Si vous prĂ©voyez un voyage Ă  des fins personnelles pendant les fĂŞtes, n’oubliez pas que la situation pourrait changer Ă  tout moment et compliquer votre retour au Canada.Ěý

ActivitĂ©s socialesĚý

Toutes les activitĂ©s sociales en prĂ©sentiel ayant un lien avec 91ËżąĎĘÓƵ, comme les rassemblements pour les fĂŞtes de fin d’annĂ©e, sont annulĂ©es.ĚýNous aurions aimĂ© pouvoir profiter d’une certaine normalitĂ© et cĂ©lĂ©brer tous ensemble, mais le virus ne nous donne pas de rĂ©pit. Hier, ChrystiaĚýFreeland, vice‑première ministre du Canada, a bien exprimĂ© notre sentiment Ă  tous en disant que nous en avions assez de la COVID-19. Encore une fois, nous devons nous serrer les coudes.ĚýĚý

Session d’hiverĚý2022Ěý

Nous ferons le point sur la session d’hiver avant la pause des fĂŞtes. Consultez vos courriels et le site Web sur le coronavirus pour obtenir de plus amples renseignements.ĚýĚý

Portez-vous bien et soyez prudents.ĚýĚý

Chris Buddle
Vice-principal exĂ©cutif adjoint (Enseignement et programmes d’études)Ěý

FabriceĚýLabeau
Premier vice-principal exĂ©cutif adjoint (Études et vie Ă©tudiante)Ěý

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